Kalite Güvence Çalışmaları | Erzincan Üniversitesi

Uygulama Rehberi (Son düzenleme 01.12.2017)

ÇalışmaTakvimi

Birim ve Bölüm Eğitim Sunusu (04.12.2017)

Görev Özetleri

Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü

Bilimsel Araştırmalar Proje Koordinatörlüğü tarafından her yıl Aralık ayında Üniversite Kalite Komisyonuna sunulmak üzere Ek 4.3 Bilimsel Araştırma Projeleri Raporu hazırlanır.

Birim Yönetimi

Kurullara öğrenci temsilcisinin katılımı sağlanır.
Her program için, her yarıyıl açılacak dersler ve dersleri yürütecek öğretim elemanları ilgili bölüm kurulu önerisi doğrultusunda birim kurulları tarafından belirlenir.
Bölüm/program başkanlıkları tarafından hazırlanan haftalık ders programları birim yönetimi tarafından öğrenci otomasyon sisteminde ve/veya birimin ilan panolarında ders kayıt haftasından önce ilan edilir.
Sınav notlarına itirazlar dekanlığa/müdürlüğe yapılır. Öğretim elemanı yapılan itirazı 48 saat içerisinde değerlendirir ve sonucu dekanlığa/müdürlüğe bildirir. Not değişikliği olması durumunda, öğretim elemanı cevap anahtarı ile öğrenci sınav evrakının birer suretini de sonuca ekler. Birim yönetim kurulu değerlendirme yaparak itirazı karara bağlar.
Her yarıyıl, yarıyıl sonu sınavlarından iki hafta önce, birim yönetimi tarafından her öğretim elemanının yürüttüğü asgari bir ders için öğretim süreci değerlendirmesi yapılır (Ek 3.9). Değerlendirme formu öğrenciler tarafından ilgili öğretim elemanının bulunmadığı bir ortamda doldurulur. Değerlendirmenin doğru ve güvenilir yapılmasını sağlamak için dersin öğretim elemanı değerlendirme sürecine herhangi bir müdahalede bulunamaz. Anket verileri yarıyıl sonu sınavları başlamadan önce Üniversite Ölçme ve Değerlendirme Birimine gönderilir. Anketler Üniversite Ölçme ve Değerlendirme Birimi tarafından 10 (on) gün içerisinde değerlendirilir ve sonuçları ilgili birimlerle paylaşılır. Anket sonuçları, yarıyıl sonu notları teslim edildikten sonra bölüm/program başkanlığına ve ilgili öğretim elemanına iletilir.
Birim yönetimi bölüm öğretim süreci değerlendirme raporlarını dikkate alarak yarıyıl sonu sınavlarının tamamlanmasını takiben altı hafta içerisinde birim öğretim süreci değerlendirme raporu (Ek 3.12) hazırlar ve Üniversite Kalite Kuruluna sunar.
Her yıl, insan kaynakları ve fiziksel imkânlar çerçevesinde öğrenci kontenjanları ve programlara giriş şartları bölümler tarafından belirlenir, ilgili birim kurulu tarafından karara bağlanır ve Senatoya sunulur. Senato kararının ardından Yükseköğretim Kuruluna gönderilir.
Öğrencilerin üniversiteyi tercih etme nedenlerini araştırmak üzere birim yönetimleri tarafından güz yarıyılının üçüncü haftası sonuna kadar Yeni Öğrenci Tercih Nedenleri Anketi (Ek 3.13) uygulanarak veriler değerlendirilmek üzere Üniversite Ölçme ve Değerlendirme Birimine gönderilir.
Üniversitede, yeni öğrencilerin üniversiteye uyumunun sağlanması için her eğitim – öğretim yılı başlangıcında, Eğitim Stratejileri Geliştirme Koordinatörlüğü tarafından hazırlanan oryantasyon sunusu kullanılarak bütün birimlerde güz yarıyılının üçüncü haftası sonuna kadar oryantasyon eğitimi yapılır. Oryantasyon eğitimlerini birim yönetimi organize eder.
Birimler, her yıl sonunda sonraki yıl için sürdürülen ve açılması planlanan önlisans, lisans ve lisansüstü programlar çerçevesinde, tam zamanlı öğretim elemanı ihtiyaçlarının sayılarını ve alanlarını bölümlerden alınan bölüm özdeğerlendirme raporu'nda belirtilen öğretim elemanı ders yüküne göre belirleyerek Üniversite yönetimine bildirir.
Her yarıyılda hangi derslerin açılacağı ve bu derslerin kimler tarafından yürütüleceği öğretim elemanlarının uzmanlık alanlarına göre bölümler tarafından belirlenir. Programların yürütülmesi için yeterli sayıda veya nitelikte öğretim elemanının olmadığı durumlarda, diğer birim veya kurumlardan öğretim elemanı görevlendirilebilir. Bölüm/program başkanı, ihtiyaç duyulan öğretim elemanının uzmanlık alanı ile yürütülecek dersin içeriğini birim yönetimine sunar. Ders vermek üzere görevlendirilecek olan kişinin yetkinlikleri (çalışma alanı/akademik uzmanlık alanı vb.) ile ders içeriklerinin örtüşmesi durumunda görevlendirme yapılır.
Öğretim elemanları her yıl eğitim-öğretim ve akademik faaliyetlerini ifade eden her türlü bilgiyi akademik veri sistemi (AVESİS)’ne girer ve sürekli olarak günceller. Bölüm/program başkanlığı tarafından AVESİS üzerinden oluşturulan bölüm akademik faaliyet raporu bölüm özdeğerlendirme raporuna dahil edilir. Birim yönetimleri de akademik faaliyet raporlarına birim özdeğerlendirme raporunda yer verir.
Tüm birimler eğitim-öğretim kaynaklarının yeterli ve uygun hale getirilmesi için her yıl Ekim ayı sonuna kadar takip eden mali yılın planlamasında dikkate alınmak üzere bir ihtiyaç analizi yapar (Ek 3.14) ve üniversite yönetimine sunar. Hazırlanacak ihtiyaç analizi şu konulardaki ihtiyaçları kapsar:
- Yeni öğrenme ortamlarının oluşturulması veya mevcut ortamların iyileştirilmesi,
- Kütüphane kaynaklarının geliştirilmesi,
- Bilişim hizmetlerinin iyileştirilmesi ve geliştirilmesi,
- Engelliler için erişilebilirliğin sağlanması,
- Sosyal alanların ihtiyaçlara uygun hale getirilmesi ve sürdürülebilirliğinin sağlanması.
Üniversite yönetimi Stratejik Plana uygun olarak ihtiyaçları değerlendirir, mali imkânlar çerçevesinde önceliklendirir ve kaynak tahsisine karar verir.
Tüm birimler öğrencilerin mesleki gelişim ve kariyer planlamasına yönelik olarak kamu ve özel sektör temsilcilerinin katılımı ile çeşitli etkinlikler (seminer, söyleşi, iş görüşmesi simülasyonlar, teknik geziler, çalıştaylar vb.) gerçekleştirir. Her eğitim-öğretim yılı başında ve etkinliğin hemen öncesinde, planlanan etkinlikler tüm öğrencilere duyurulur. Gerçekleştirilen etkinlikler Birim Özdeğerlendirme Raporunda ifade edilir.
Birim yönetimi tarafından mezuniyet işlemleri sırasında programlardan yeni mezun olmuş öğrencilerin üniversitedeki deneyimlerini değerlendirmek amacıyla yeni mezun değerlendirme anketi (Ek 3.18) yapılır. Elde edilen veriler analiz edilmek üzere Eylül ayında Üniversite Ölçme ve Değerlendirme Birimine gönderilir. Analiz sonuçları Üniversite Ölçme ve Değerlendirme Birimi tarafından Ekim ayı sonuna kadar Üniversite Kalite Komisyonuna ve ilgili birim ve bölüm/programlara iletilir.
Birim yönetimi, bölümlerden gelen bölüm öz değerlendirme raporlarını dikkate alarak birim öz değerlendirme raporlarını (Ek-5.2, Ek 5.3) güz ve bahar yarıyılı için ayrı ayrı oluşturur ve yarıyıl sonu sınavlarının tamamlanmasını takip eden altı hafta içerisinde Üniversite Kalite Komisyonuna iletir. Üniversite Kalite Komisyonu, birim öz değerlendirme raporlarını değerlendirerek kurumsal Özdeğerlendirme raporu hazırlar ve Senatoya sunar.

Bölüm Başkanlığı

Akademik birimlerde eğitim faaliyetlerini yürüten her program için Üniversitenin ve birimin misyonu ile paydaşların ihtiyaçları dikkate alınarak bölüm/program başkanlıkları tarafından program amaçları Bu amaçlar yeni program açılırken ya da mevcut programlar için her öğretim yılı sonunda güncellenme yapılırken belirlenir ve kolay erişilebilir bir şekilde yayımlanır.
Program amaçlarına ulaşılabilmesi için, bölüm/program başkanlıkları tarafından öğrencilerin mezuniyetlerinden sonra sahip olmaları gereken akademik ve mesleki bilgi, beceri ve yetkinlikleri kapsayan program çıktıları Türkçe ve İngilizce olarak her öğretim yılı başında hazırlanarak Türkiye Yükseköğretim Yeterlilikler Çerçevesi (TYYÇ) ile ilişkilendirilir (Ek 3.1). Ayrıca ders öğrenme çıktıları ile program çıktıları da ilişkilendirilmelidir.
İlgili programın amaçlarına ve çıktılarına ulaşmayı sağlayacak tüm bileşenleri içeren, Bologna Süreci ile uyumlu bir müfredat bölüm / program başkanlıkları tarafından yeni program açılırken hazırlanır. Yeni açılan programların müfredatları ve mevcut programların müfredatlarındaki değişiklikler ilgili bölüm kurulunda görüşülür ve birim kurulu onayından sonra senatoya sunulur. Bölüm ve birim kurulu ile senato toplantılarına öğrenci temsilcisinin katılımı sağlanır. Bu süreçte, tüm paydaş görüşlerinin alınması ve değerlendirilmesi bölüm başkanının sorumluluğundadır. Müfredatlar da kullanılan ders kodları Erzincan Üniversitesi ders kodlama sistemine uygun olarak belirlenir (Ek 3.2).
Bölüm/Program başkanlıkları tarafından mezun öğrencilere mezun program değerlendirme anketi (Ek 3.3) uygulanır. Anket verileri değerlendirilmek üzere güz dönemi sonunda Üniversite Ölçme ve Değerlendirme birimine sunulur. Değerlendirme sonuçları Üniversite Kalite Komisyonuna gönderilir. Anket sonuçları bölüm/program başkanlıkları ile paylaşılır.
Bölüm/program başkanlıkları tarafından, programı değerlendirmeleri amacıyla her yıl, son sınıf öğrencilerine bahar yarıyılı yarıyıl sonu sınavlarından önceki son hafta öğrenci program değerlendirme anketi (Ek 3.4), 3 yılda bir olmak üzere bahar yarıyılında, öğretim elemanlarına öğretim elemanı program değerlendirme anketi (Ek 3.5) ve dış paydaşlara dış paydaş program değerlendirme anketi (Ek 3.6) yapılır.
Kurullara öğrenci temsilcisinin katılımı sağlanır.
Her program için, her yarıyıl açılacak dersler ve dersleri yürütecek öğretim elemanları ilgili bölüm kurulu önerisi doğrultusunda birim kurulları tarafından belirlenir.
Üniversitede yapılan eğitim – öğretim faaliyetleri her eğitim – öğretim yılı öncesinde senato tarafından belirlenen akademik takvime göre yürütülür. Bölüm/program başkanlıkları tarafından akademik takvim dikkate alınarak eğitim-öğretim faaliyetlerinin yürütülebilmesi amacı ile program müfredatında yer alan bütün dersler için dersin yürütüleceği yer ve zamanı gösteren haftalık ders programları haftalık ders programı kılavuzuna göre (Ek 3.8) hazırlanır. Haftalık ders programları birim yönetimi tarafından öğrenci otomasyon sisteminde ve/veya birimin ilan panolarında ders kayıt haftasından önce ilan edilir.
Her yarıyıl yönetmelik ve uygulama esasları hükümlerine göre bölüm/program başkanlıkları tarafından sınav takvimleri hazırlanır. Bir derste öğrencilerin değerlendirilmesi sürecinde aşağıdaki ilkeler göz önünde bulundurulur:
- Tüm değerlendirme sonuçları ilgili yönetmeliklere göre ve kişiye özel gizlilik esaslarına dikkat edilerek duyurulur.
- Ara sınavlar sırasında ders saati kaybını en aza indirecek şekilde bir uygulama yapılır. Ara sınavlar belirli bir haftada yapılacak ise bu durum akademik takvimde belirtilir. Akademik takvimde bir tarih belirtilmemiş ise, ara sınavlar ders bilgi paketinde belirlenen tarihte yapılır (ortak zorunlu dersler için farklı takvim kullanılabilir).
- Bölüm başkanlığınca tekrar dersi olmayan ve üst yarıyıllardan ders almayan öğrencilerin aynı günde ikiden fazla sınavı olmayacak şekilde koordinasyon sağlanır.
- Sınav sonrasında cevap ve dereceli puanlama anahtarı öğrencilere ilan edilir. Öğrenci, değerlendirme sonucuna yönetmelik hükümlerine göre itiraz edebilir. Değerlendirilen tüm belgeler ilgili kanun ve yönetmeliklerle belirlenmiş sürelerde saklanır.
- Öğrenme kazanımlarının bazıları sınav, ödev, proje v.b. dışındaki yöntemlerle değerlendirilebilir. Bu yöntemlere ilişkin bilgiler öğretim elemanı tarafından ders bilgi paketi içinde verilir. Özellikle genel beceriler için anket, mülakat, odak grubu, portfolyo uygulamaları kullanılabilir.
- Tüm değerlendirme süreci ve ilgili belgeler detaylı ve şeffaf olmalıdır.
Bölüm akademik kurulu, yarıyıl sonu sınavlarının tamamlanmasını takiben dört hafta içerisinde öğretim elemanları tarafından hazırlanan ders dosyalarını inceleyerek bölüm öğretim süreci değerlendirme raporunu oluşturur (Ek 3.11) ve birim yönetimine teslim eder. Değerlendirme sürecine bölüm öğrenci temsilcisinin katılımı sağlanır.
Her yıl, insan kaynakları ve fiziksel imkânlar çerçevesinde öğrenci kontenjanları ve programlara giriş şartları bölümler tarafından belirlenir, ilgili birim kurulu tarafından karara bağlanır ve Senatoya sunulur. Senato kararının ardından Yükseköğretim Kuruluna gönderilir.
Öğrencilere akademik konularda destek vermek, rehberlik etmek, bilgilendirme yapmak ve sorularına cevap vermek amacı ile bölüm/program başkanlığı tarafından akademik danışman atanır. Danışmanlar görevlerini Erzincan Üniversitesi Önlisans ve Lisans Öğrenci Danışmanlık Uygulama Esasları çerçevesinde yürütür.
Öğrencilerin danışmanlık hizmetleri konusundaki memnuniyetini belirlemek ve değerlendirmek amacıyla Eğitim Stratejileri Geliştirme Koordinatörlüğü tarafından yapılan öğrenci memnuniyet anketinin “Akademik Danışmanlık ve Rehberlik” bölümünden elde edilen veriler kullanılır. Verilere ait değerlendirmelere bölüm/program başkanlığı tarafından hazırlanan bölüm öğretim süreci değerlendirme raporunda yer verilir.
Her yarıyılda hangi derslerin açılacağı ve bu derslerin kimler tarafından yürütüleceği ilgili yarıyıl ders kayıtlarından iki ay öncesine kadar öğretim elemanlarının uzmanlık alanlarına göre bölümler tarafından belirlenir. Programların yürütülmesi için yeterli sayıda veya nitelikte öğretim elemanının olmadığı durumlarda, diğer birim veya kurumlardan öğretim elemanı görevlendirilebilir. Bölüm/program başkanı, ihtiyaç duyulan öğretim elemanının uzmanlık alanı ile yürütülecek dersin içeriğini birim yönetimine sunar. Ders vermek üzere görevlendirilecek olan kişinin yetkinlikleri (çalışma alanı/akademik uzmanlık alanı vb.) ile ders içeriklerinin örtüşmesi durumunda görevlendirme yapılır.
Öğretim elemanları her yıl eğitim-öğretim ve akademik faaliyetlerini ifade eden her türlü bilgiyi akademik veri sistemi (AVESİS)’ne girer ve sürekli olarak günceller. Bölüm/program başkanlığı tarafından AVESİS üzerinden oluşturulan bölüm akademik faaliyet raporu bölüm özdeğerlendirme raporuna dahil edilir.
Bölüm/program başkanlıkları, Bölüm Özdeğerlendirme Raporunun ekleri olan; Bölüm Öğretim Süreci Değerlendirme Raporu (Ek 3.11), Bölüm Akademik Faaliyet Raporu (AVESİS’den alınacak) ve bölüm/program ile ilgili yapılmış tüm anketlerin (Ek 3.3, Ek 3.4, Ek 3.5, Ek 3.6, Ek 3.17, Ek 3.18) sonuçlarına göre hazırlanmış iyileştirme ve geliştirme için gerekli olan önerileri de içeren Bölüm Özdeğerlendirme Raporunu (Ek-5.1) güz ve bahar dönemleri için ayrı ayrı hazırlar ve her dönem yarıyıl sonu sınavlarının tamamlanmasını takiben dört hafta içerisinde birim yönetimine sunar.

Eğitim Stratejileri Geliştirme Koordinatörlüğü

Üniversitede, yeni öğrencilerin üniversiteye uyumunun sağlanması için her eğitim – öğretim yılı başlangıcında, Eğitim Stratejileri Geliştirme Koordinatörlüğü tarafından hazırlanan oryantasyon sunusu kullanılarak bütün birimlerde güz yarıyılının üçüncü haftası sonuna kadar oryantasyon eğitimi yapılır. Oryantasyon eğitimlerini birim yönetimi organize eder.

Engelli Öğrenci Birimi

Birimler tarafından özel yaklaşım gerektiren öğrenciler tespit edilerek Engelli Öğrenci Birimine bildirilir. Bu öğrencilere yeterli ve kolay ulaşılır imkânlar sağlayabilmek amacı ile birim engelli öğrenci koordinatörü ve Engelli Öğrenci Birimi tarafından uygulanması gereken özel yaklaşım süreçleri irdelenerek, fiziki ve maddi imkanlar çerçevesinde gerekli uygulamalar gerçekleştirilir. Engelli öğrencilerin almış oldukları hizmetlere yönelik duygu ve düşünceleri her yıl Kasım ayında, Engelli Öğrenci Birimi tarafından uygulanan engelli öğrenciler görüş ve düşünce anketi (Ek 3.16) verileri ile değerlendirilir. Değerlendirme sonuçları Aralık ayı içerisinde Üniversite Kalite Komisyonuna gönderilir.

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Her yıl Aralık ayında elektronik - basılı kaynaklarla ve bu kaynakların kullanımı ile ilgili Kütüphane Bilgi Formu (Ek 4.1) Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı tarafından doldurulur ve Üniversite Kalite Komisyonu’na sunulur.

Öğretim Elemanı

Müfredatta yer alan derslere ait ders bilgi paketleri her yarıyıl ders görevlendirmeleri yapıldıktan sonra bir hafta içerisinde ilgili öğretim elemanı tarafından öğrenci otomasyon sistemi aracılığıyla hazırlanır ve yayımlanır. Her ders için hazırlanan ders bilgi paketinde; dersin adı, kodu, türü, seviyesi, AKTS kredisi, haftalık ders saati, haftalık uygulama/laboratuvar saati, dersin verildiği yıl, öğretim sistemi, eğitim dili, ön koşul dersleri, amacı, içeriği, staj durumu, kaynakları, öğretim elemanı, öğrenme çıktıları, haftalık ders içeriği, değerlendirme araçları ve ağırlıkları, iş yükü hesaplaması ile program ve öğrenme çıktıları ilişkisi gösterilir.
Öğretim elemanı yarıyılın ilk dersinde dersin amacı, kazandıracağı bilgi-beceriler, dersin içeriği, değerlendirme sistemi gibi gerekli tüm bilgileri öğrencilere anlatır ve öğrencilerin sorularını yanıtlar. Öğrencilerden gelen geribildirimler doğrultusunda, gerekirse uygulama ayrıntılarındaki düzeltmeleri en geç bir hafta içerisinde yapar ve bölüm başkanlığının onayına sunar. Son şeklini almış ders bilgi paketi, dersi alan öğrenciler ile öğretim elemanı arasında bir sözleşme niteliği taşır ve dönem sonuna kadar erişilir halde tutulur.
Çok şubeli derslerin her bir şubesine ait ders bilgi paketlerinin, dersin işleyişine dair hükümlerinin aynı olması gerekir.
Ders öğrenme çıktıları hazırlama kılavuzuna (Ek 3.7) göre hazırlanan ders öğrenme çıktıları, ilgili dersten başarılı olmuş bir öğrencinin öğrenme faaliyeti (ders) sonucunda; öğrencinin neyi yapabiliyor olduğunu, kazanımı sağlamak için neyi bilmek zorunda olduğunu, öğrenmeyi sağlamak için hangi aktivitelerin kullanılacağını, öğrencinin kazanımları sağladığını nasıl göstereceğini ve öğrencinin öğrenmeyi başardığının nasıl değerlendirileceğini ifade eden yetkinliklerdir.
Öğrencinin dersin öğrenme çıktılarına erişebilmesi için yapması gereken çalışmaların dökümü oluşturulur. Her dersin öğrenci için ifade edeceği dönemlik iş yükü 1 AKTS = 30 çalışma saati esas alınarak belirlenir.
Öğrencinin dersteki performansını ölçmek için hangi yarıyıl içi ve yarıyıl sonu etkinliklerinin kullanılacağı ve bu etkinliklerin ağırlıkları ders bilgi paketinde gösterilir.
Dersin öğrenme çıktıları ve ait olduğu programın çıktıları arasındaki ilişki bir matris şeklinde gösterilir. Dersin öğrenme çıktılarının program çıktılarının tamamı ile ilişkili olması gerekmez. İlişki düzeyi 0-5 (0 = katkısı yok; 1 = çok düşük; 2 = düşük; 3 = orta; 4 = yüksek; 5 = en yüksek) arasında olmak üzere belirtilir.
Dersin yürütülmesi sırasında öğretim elemanından aşağıdaki görevler beklenmektedir:
- Ders içinde ve dışında dersin AKTS değerine uygun şekilde ödev, proje, yarıyıl ödevi vb. etkinlikleri yürütmesi,
- Derste açık ve anlaşılır bir dil kullanması,
- Dersin başında ya da sonunda, o derse ait konunun özetini vermesi,
- Öğrencilere konu ile ilgili kendi görüşlerini sunma ve öğrendiklerini uygulama fırsatı tanıması,
- Sınıf içerisinde öğrencilerle göz teması halinde olması,
- Dersin yürütülmesi ile ilgili kurallara öğrencilerle birlikte karar vermesi,
- Ders saati içerisinde farklı öğretim yöntemleri kullanması,
- Öğrencileri konu ile ilgili ders dışında araştırma, eleştirel düşünme ve problem çözme becerilerini elde edecek şekilde etkinliklere yönlendirmesi,
- Ders içerisindeki zamanı, öğrenmeyi destekleyici şekilde etkili ve verimli kullanması,
- Derse, öğrenciye ve kendi mesleğine yönelik pozitif tutum sergilemesi,
- Yönetmelik hükümleri çerçevesinde öğrencilerin derslere devam durumlarını takip etmesi,
- Planlama dışı değişikliklerden bölüm başkanlığını haberdar etmesi,
- Ödevlerde intihali engellemek için gerekli tedbirleri alması ve değerlendirme yapması.
Bir derste öğrencilerin değerlendirilmesi sürecinde aşağıdaki ilkeler göz önünde bulundurulur:
- Tüm değerlendirme sonuçları ilgili yönetmeliklere göre ve kişiye özel gizlilik esaslarına dikkat edilerek duyurulur.
- Ara sınavlar sırasında ders saati kaybını en aza indirecek şekilde bir uygulama yapılır. Ara sınavlar belirli bir haftada yapılacak ise bu durum akademik takvimde belirtilir. Akademik takvimde bir tarih belirtilmemiş ise, ara sınavlar ders bilgi paketinde belirlenen tarihte yapılır (ortak zorunlu dersler için farklı takvim kullanılabilir).
- Bölüm başkanlığınca tekrar dersi olmayan ve üst yarıyıllardan ders almayan öğrencilerin aynı günde ikiden fazla sınavı olmayacak şekilde koordinasyon sağlanır.
- Sınav sonrasında cevap ve dereceli puanlama anahtarı öğrencilere ilan edilir. Öğrenci, değerlendirme sonucuna yönetmelik hükümlerine göre itiraz edebilir. Değerlendirilen tüm belgeler ilgili kanun ve yönetmeliklerle belirlenmiş sürelerde saklanır.
- Öğrenme kazanımlarının bazıları sınav, ödev, proje v.b. dışındaki yöntemlerle değerlendirilebilir. Bu yöntemlere ilişkin bilgiler öğretim elemanı tarafından ders bilgi paketi içinde verilir. Özellikle genel beceriler için anket, mülakat, odak grubu, portfolyo uygulamaları kullanılabilir.
- Tüm değerlendirme süreci ve ilgili belgeler detaylı ve şeffaf olmalıdır.
Sınav notlarına itirazlar dekanlığa/müdürlüğe yapılır. Öğretim elemanı yapılan itirazı 48 saat içerisinde değerlendirir ve sonucu dekanlığa/müdürlüğe bildirir. Not değişikliği olması durumunda, öğretim elemanı cevap anahtarı ile öğrenci sınav evrakının birer suretini de sonuca ekler. Birim yönetim kurulu değerlendirme yaparak itirazı karara bağlar.
Öğretim elemanları yarıyıl sonu sınavlarının tamamlanmasının ardından iki hafta içerisinde aşağıdaki belge ve bilgileri içeren bir ders dosyası hazırlayarak bölüm/program başkanlığına sunar:
- Öğretim elemanı tarafından hazırlanan ders değerlendirme raporu (Ek 3.10).
- Yapılmış ise, dersle ilgili öğretim süreci değerlendirme anketi sonuçları (Üniversite Analiz Birimi tarafından hazırlanarak elektronik formatta bölümlere gönderilen).
- Ders Bilgi Paketi (Üniversite öğrenci otomasyon sisteminin Bologna Süreci kısmından alınacaktır).
- Dersteki başarı durumunu yansıtan not dağılımları (Üniversite öğrenci otomasyonu sisteminden alınan ders raporunun ilk sayfası).
- Öğrencilere ait ders devam çizelgelerinin fotokopileri.
- Değerlendirmeye esas tüm etkinliklerin hangi öğrenme çıktısıyla ilişkisi olduğu ve puanlama anahtarı.
- Değerlendirmeye esas tüm etkinliklerden birer adet iyi not alan, birer adet orta not alan, birer adet düşük not alan öğrenci kağıdının fotokopisi.
Öğretim elemanları her yıl eğitim-öğretim ve akademik faaliyetlerini ifade eden her türlü bilgiyi akademik veri sistemi (AVESİS)’ne girer ve sürekli olarak günceller. Bölüm/program başkanlığı tarafından AVESİS üzerinden oluşturulan bölüm akademik faaliyet raporu bölüm özdeğerlendirme raporuna dahil edilir.

Personel Daire Başkanlığı

Akademik personel alımı 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu ve Erzincan Üniversitesi Atama ve Yükseltme Kriterleri doğrultusunda belirlenen esaslara göre yapılır. Bu kapsamda, Personel Daire Başkanlığı tarafından rapor yılı içerisinde ataması yapılan öğretim üyelerinin kadro unvanlarına göre Erzincan Üniversitesi Atama ve Yükseltme Kriterleri doğrultusunda ortalama puanları hesaplanarak her yıl Aralık ayında Üniversite Kalite Komisyonuna personel bilgi formu (Ek 4.5) ile sunulur.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

Bilimsel araştırma destekleri ile ilgili bütçe bilgilerini içeren Bilimsel Araştırma Bütçesi Raporu (Ek 4.4) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından Üniversite Kalite Komisyonu’na Ocak ayında iletilir.
Stratejik Plan Hazırlama Komisyonu, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının koordinasyonunda, 5 yılda bir Aralık ayında Üniversitenin gelecek 5 yıla ilişkin strateji ve hedeflerini belirleyerek Üniversite yönetimine sunar.

Temel Bilimler Uygulama ve Araştırma Merkezi

Bilimsel araştırmalarda kullanılacak altyapı ile ilgili Merkezi Araştırma Laboratuvarı Raporu (Ek 4.2) Temel Bilimler Uygulama ve Araştırma Merkezi tarafından doldurulur ve her yıl Aralık ayında Üniversite Kalite Komisyonu’na iletilir.

Uluslararası İlişkiler Birimi

Yabancı uyruklu öğrencilerin almış oldukları hizmetlere yönelik duygu ve düşünceleri, her yıl Kasım ayında Uluslararası İlişkiler Birimi tarafından uygulanan yabancı uyruklu öğrenciler görüş ve düşünce anketi (Ek 3.15) verileri ile değerlendirilir. Değerlendirme sonuçları Aralık ayı içerisinde Üniversite Kalite Komisyonuna gönderilir.
Her yıl Ocak ayında Değişim Programları Değerlendirme Raporunu hazırlayarak Üniversite Kalite Komisyonuna sunar.

Üniversite Akademik Teşvik, Denetleme ve İtiraz Komisyonu

Üniversite Akademik Teşvik, Denetleme ve İtiraz Komisyonu her yıl Şubat ayında Akademik Teşvik Değerlendirme Raporunu (Ek 4.6) Üniversite Kalite Komisyonu’na sunar.

Üniversite Kalite Komisyonu

Birim yönetimi bölüm öğretim süreci değerlendirme raporlarını dikkate alarak yarıyıl sonu sınavlarının tamamlanması takiben altı hafta içerisinde birim öğretim süreci değerlendirme raporu (Ek 3.12) hazırlar ve Üniversite Kalite Komisyonuna sunar.
Öğrencilerin üniversiteyi tercih etme nedenlerini araştırmak üzere birim yönetimleri tarafından güz yarıyılının üçüncü haftası sonuna kadar Yeni Öğrenci Tercih Nedenleri Anketi (Ek 3.13) uygulanarak veriler değerlendirilmek üzere Üniversite Ölçme ve Değerlendirme Birimine gönderilir. Üniversite Ölçme ve Değerlendirme Birimi değerlendirme sonuçlarını bir hafta içerisinde Üniversite Kalite Komisyonuna gönderir.
Özel yaklaşım gerektiren öğrencilerin almış oldukları hizmetlere yönelik duygu ve düşünceleri, her yıl Kasım ayında Uluslararası İlişkiler Birimi tarafından uygulanan yabancı uyruklu öğrenciler görüş ve düşünce anketi (Ek 3.15) ve Engelli Öğrenci Birimi tarafından uygulanan engelli öğrenciler görüş ve düşünce anketi (Ek 3.16) verileri ile değerlendirilir. Değerlendirme sonuçları Aralık ayı içerisinde Üniversite Kalite Komisyonuna gönderilir.
Üniversite Kalite Komisyonu tarafından her yıl Nisan ayında, üniversitenin fiziki imkanları, eğitim-öğretim faaliyetleri, sosyal, sağlık, kültürel ve spor etkinliklerini de içeren genel memnuniyet düzeylerini belirlemek amacıyla öğrenci memnuniyet anketi (Ek 3.17) yapılır. Elde edilen veriler analiz edilmek üzere Üniversite Ölçme ve Değerlendirme Birimine gönderilir. Analiz sonuçları Üniversite Ölçme ve Değerlendirme Birimi tarafından Mayıs ayında Üniversite Kalite Komisyonuna ve ilgili birim ve bölüm/programlara iletilir.
Birim yönetimi tarafından mezuniyet işlemleri sırasında programlardan yeni mezun olmuş öğrencilerin üniversitedeki deneyimlerini değerlendirmek amacıyla yeni mezun değerlendirme anketi (Ek 3.18) yapılır. Elde edilen veriler analiz edilmek üzere Eylül ayında Üniversite Ölçme ve Değerlendirme Birimine gönderilir. Analiz sonuçları Üniversite Ölçme ve Değerlendirme Birimi tarafından Ekim ayında Üniversite Kalite Komisyonuna ve ilgili birim ve bölüm/programlara iletilir.
Her yıl Aralık ayında elektronik - basılı kaynaklarla ve bu kaynakların kullanımı ile ilgili Kütüphane Bilgi Formu (Ek 4.1) Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı tarafından doldurulur ve Üniversite Kalite Komisyonu’na sunulur.
Bilimsel araştırmalarda kullanılacak altyapı ile ilgili Merkezi Araştırma Laboratuvarı Raporu (Ek 4.2) Temel Bilimler Uygulama ve Araştırma Merkezi tarafından doldurulur ve her yıl Aralık ayında Üniversite Kalite Komisyonu’na iletilir.
Bilimsel Araştırmalar Proje Koordinatörlüğü tarafından her yıl Aralık ayında Üniversite Kalite Komisyonuna sunulmak üzere Bilimsel Araştırma Projeleri Raporu (Ek 4.3) hazırlanır.
Bilimsel araştırma destekleri ile ilgili bütçe bilgilerini içeren Bilimsel Araştırma Bütçesi Raporu (Ek 4.4) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından Üniversite Kalite Komisyonu’na Ocak ayında iletilir.
Akademik personel alımı 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu ve Erzincan Üniversitesi Atama ve Yükseltme Kriterleri doğrultusunda belirlenen esaslara göre yapılır. Bu kapsamda, Personel Daire Başkanlığı tarafından rapor yılı içerisinde ataması yapılan öğretim üyelerinin kadro unvanlarına göre Erzincan Üniversitesi Atama ve Yükseltme Kriterleri doğrultusunda ortalama puanları hesaplanarak her yıl Aralık ayında Üniversite Kalite Komisyonuna personel bilgi formu (Ek 4.5) ile sunulur.
Eğitim-öğretim, araştırma ve idari faaliyetler kapsamında gerçekleştirilecek kalite güvence sistemi uygulamalarının planlanmasını, organizasyonunu ve denetimini Erzincan Üniversitesi Kalite Komisyonu yapar. Bu amaçla Üniversite Kalite Komisyonu birimler tarafından kalite güvencesi kapsamında yapılan faaliyetleri incelemek üzere birim ziyaretleri gerçekleştirir. Her yıl Mart ayında Üniversite Özdeğerlendirme Raporu ve Üniversite Kurum İçi Değerlendirme Raporunu (KİDR) hazırlayarak senatoya sunar.